Cocreatie met ambtenaren is cruciaal voor UTF.ai's Schrijfkader

Acht ambitieuze AI-startups zijn geselecteerd om mee te doen aan de AI Pitch Competition. De finale vindt plaats op 13 november 2025 en IO+ maakt in de aanloop naar dit event van elke deelnemer een portret. De AI Pitch Competition is een wedstrijd die de meest innovatieve Brabantse AI-oplossingen in de schijnwerpers zet en startups de kans biedt om hun ideeën te presenteren, contacten te leggen met marktleiders en hun groei te versnellen. Vandaag laten we zien wat UTF.ai de wereld te bieden heeft. Juul van Kessel (CEO & Co-Founder) en Giulio Tosato (CTO & Co-Founder) beantwoorden onze vragen over de tool 'Schrijfkader'.

Welke specifieke AI-technologie vormt de kern van jullie oplossing?

"De kern van onze innovatie ligt in een unieke combinatie van praktische AI en cocreatie met ambtenaren. Schrijfkader is niet in een lab ontwikkeld, maar in 1,5 jaar tijd samen met meer dan vijftig ambtenaren van de gemeente Tilburg. Daardoor sluit de technologie naadloos aan op de dagelijkse realiteit van overheidsorganisaties.

Technisch bestaat Schrijfkader uit een intelligente Word-add-in die per documenttype automatische feedback geeft op structuur, schrijfstijl en naleving van voorschriften. Ambtenaren blijven volledig in control: de AI doet suggesties met uitleg, maar neemt nooit zelf beslissingen over inhoud.

Alle schrijfvoorschriften worden centraal beheerd in een platform, waardoor wijzigingen direct en organisatiebreed worden doorgevoerd. Daarnaast genereert Schrijfkader inzicht in veelvoorkomende fouten en verbeterpatronen, zodat organisaties hun richtlijnen en trainingen continu kunnen aanscherpen."

Hoe schaalbaar is jullie AI-oplossing?

"Schrijfkader is ontworpen om direct schaalbaar te zijn binnen bestaande overheidsstructuren. Omdat het werkt als een Word-add-in, sluit het aan op vertrouwde werkprocessen, zonder nieuwe software of complexe implementatie. Uitrol kan binnen één IT-omgeving eenvoudig worden opgeschaald van tien tot tienduizend gebruikers, met minimale ondersteuning en een korte video-onboarding.

Per organisatie werken we met een licentiemodel op basis van inwoneraantal, waardoor kosten voorspelbaar en beheersbaar blijven, ongeacht de omvang. Daarnaast wijzen we per afdeling een contactpersoon of ‘ambassadeur’ aan die vragen bundelt en kennisdeling stimuleert, wat de adoptie versnelt.

De grootste uitdaging ligt niet in de technologie, maar in de publieke inkoopprocedures en verandercultuur. Daarom starten we bewust met kleinschalige pilots onder de aanbestedingsdrempels, gekoppeld aan meetbare KPI’s. Zo kunnen we de waarde aantonen, draagvlak opbouwen en vervolgens gecontroleerd opschalen naar brede implementatie binnen gemeenten, provincies en ministeries.“

Hoe gaat je startup om met mogelijke ethische kwesties met betrekking tot vooringenomenheid, eerlijkheid of transparantie bij AI-besluitvorming?

”Onze oplossing voorkomt juist ethische risico’s. Het voorkomt dat ambtenaren uitwijken naar risicovolle AI-tools waarbij data nooit volledig veilig is. Met onze oplossing blijft alle data binnen de organisatie en komt er niets naar buiten. Daarmee waarborgen we veiligheid én voldoen we aan wetgeving. Daarnaast versterkt Schrijfkader de transparantie: door documenten vooraf te controleren en te verbeteren, kunnen gemeenten makkelijker publiceren en ontstaat er een Open Overheid richting inwoners.

Belangrijk is dat de mens altijd in de lus blijft. De add-in geeft uitleg bij elke suggestie en stelt de gebruiker in staat om verbeteringen te accepteren of te weigeren. We toetsen tegen expliciete, lokaal vastgestelde regels, en beheerders krijgen gebruikssignalen terug zodat ze regels en trainingen kunnen verbeteren waar dat nodig is. Zo combineren we veiligheid, transparantie en uitlegbaarheid in één oplossing."

Op welke manieren denk je dat je AI-oplossing een positieve invloed kan hebben op de samenleving?

"Schrijfkader draagt direct bij aan betere dienstverlening, minder werkdruk en meer transparantie in de overheid. Ambtenaren besparen tijd door minder correctierondes en kortere doorlooptijden van beleidsstukken, waardoor besluitvorming sneller en consistenter verloopt. Dat leidt tot hogere kwaliteit van documenten, betere communicatie richting bestuur én meer ruimte voor dienstverlening.

Voor inwoners betekent dit duidelijkere brieven, begrijpelijker beleid en snellere besluiten. Daarnaast kunnen overheden met Schrijfkader makkelijker documenten openbaar maken in het kader van de Wet open overheid (Woo), wat bijdraagt aan een transparantere en toegankelijkere overheid. Voor organisaties versnelt Schrijfkader de inwerkperiode van nieuwe medewerkers en maakt het mogelijk om gerichte trainingen te ontwikkelen op basis van feitelijke gebruiksdata: waar gaat het goed, en waar nog niet?

Mogelijke risico’s, zoals overmatig vertrouwen op AI, vangen we af door de menselijke eindcontrole centraal te houden. Gebruikers krijgen altijd uitleg bij elke suggestie en behouden volledige beslissingsvrijheid. Om te voorkomen dat regels verouderen, beheren organisaties hun voorschriften centraal met automatische changelogs. We meten succes niet in AI-activiteit, maar in maatschappelijke waarde: snellere besluitvorming, hogere kwaliteit en een overheid die beter communiceert met haar inwoners.“

Vertel ons meer over je groei als ondernemer

”De grootste uitdaging in onze startfase was niet de technologie, maar de adoptie van AI binnen de overheid. Generatieve AI is nieuw terrein, en ambtenaren verschillen sterk in houding: van voorzichtig en risicomijdend tot enthousiast en experimenterend. Het was cruciaal om vertrouwen op te bouwen en duidelijk te maken wat AI wel én niet doet.

We hebben dat opgelost door transparantie en co-creatie centraal te stellen. Vanaf het eerste moment betrokken we meer dan veertig ambtenaren bij de ontwikkeling, zodat Schrijfkader vanaf de basis is ontworpen voor hun dagelijkse praktijk. In elke afdeling benoemden we een ambassadeur, die collega’s meenam, feedback verzamelde en adoptie stimuleerde.

Tot slot hebben we Schrijfkader zo ontwikkeld dat gebruikers niet merken dat er AI in zit. Je hoeft niet te prompten of technische kennis te hebben, waardoor het toegankelijk is voor iedereen."

Hoe bereid je je voor op de toenemende regelgeving rond AI, zoals de AVG, de AI-act of andere wetten inzake dataprivacy?

"Schrijfkader is vanaf de eerste ontwerpfase ontwikkeld met privacy, veiligheid en naleving als uitgangspunt. De oplossing draait volledig binnen de bestaande IT-omgeving van de overheidsorganisatie, waardoor alle data binnen de beveiligde overheidsinfrastructuur blijft en er geen datadeling met externe partijen plaatsvindt. Hierdoor voldoet Schrijfkader standaard aan de AVG, GIBIT en de aankomende Europese AI-wet, ook wanneer deze regelgeving in de toekomst verder wordt aangescherpt.

De mens houdt altijd de regie: de Word-add-in biedt uitleg bij elke suggestie, en via een accept/reject-systeem bepaalt de gebruiker zelf welke verbeteringen worden overgenomen. De werking en beperkingen van de AI zijn bovendien volledig inzichtelijk via duidelijke helpteksten, disclaimers en uitlegbare modellen, zodat transparantie en verantwoord gebruik zijn gewaarborgd.

Autorisaties sluiten direct aan op de bestaande rollen en rechten binnen overheidsdomeinen, zonder dat externe SaaS-diensten nodig zijn. Daarmee is Schrijfkader een veilig, compliant en toekomstbestendig platform dat innovatie mogelijk maakt binnen de wettelijke en ethische kaders van de publieke sector.“

Toekomstvisie: Wat is de langetermijnvisie voor je AI-oplossing?

”Onze huidige oplossing, Schrijfkader, bewijst hoe AI ambtenaren kan ondersteunen om meer impact te maken en betere dienstverlening te bieden. Door tijdrovende schrijf- en controletaken te versnellen, houden ambtenaren meer tijd over voor het werk dat echt telt: het verbeteren van beleid, besluitvorming en dienstverlening aan inwoners. In de komende vijf tot tien jaar willen we ons platform uitbreiden met nieuwe AI-oplossingen voor de overheid, gericht op andere repetitieve en administratieve processen. Altijd met dezelfde uitgangspunten: veilig, uitlegbaar en volledig onder menselijke regie.

Onze ambitie is om een leidende rol te spelen in de transitie naar verantwoorde AI in de publieke sector. We willen laten zien dat technologie de overheid niet vervangt, maar juist versterkt, door efficiënter, transparanter en mensgerichter te werken. Kortom: wij bouwen aan een toekomst waarin AI de overheid helpt om meer maatschappelijke impact te maken en haar dienstverlening blijvend te verbeteren."

Welke kansen biedt je locatie je? Wat ontbreekt er nog in het ecosysteem waarvan je deel uitmaakt?

"Nederland biedt een uitzonderlijk sterke basis voor publieke innovatie. De overheid investeert actief in digitalisering en AI, en staat open voor samenwerking met jonge technologiebedrijven. Dat creëert een klimaat waarin initiatieven zoals UTF.ai kunnen uitgroeien tot concrete oplossingen die direct bijdragen aan betere dienstverlening.

Onze ligging in Brabant versterkt dat nog verder: we bevinden ons dicht bij vooruitstrevende gemeenten en provincies, met korte lijnen naar beleidsmakers, kennisinstellingen en innovatieprogramma’s. Dankzij deze nabijheid kunnen we snel pilots opzetten, intensief samenwerken met ambtenaren en nieuwe toepassingen direct in de praktijk testen. Daarnaast profiteren we van een sterk nationaal ecosysteem, met netwerken als de VNG, de Nederlandse AI Coalitie en Platform AI & Overheid, waar kennisdeling en samenwerking centraal staan.

Wat nog ontbreekt, is een duurzamere structurele financiering voor GovTech-innovaties. Veel initiatieven blijven hangen in de pilotfase, terwijl de behoefte aan schaalbare en veilige AI-oplossingen groot is. Nederland heeft alles in huis om hier wereldleider in te worden, mits we innovatie structureel gaan verankeren binnen de publieke sector."

De AI Pitch Competition: waarom gaan jullie deze wedstrijd winnen?

“Wij zijn UTF.ai, een team dat niet alleen over AI praat, maar het laat werken in de praktijk van de overheid. Wat ons onderscheidt, is niet alleen onze technologie, maar vooral de manier waarop we bouwen: samen met ambtenaren, voor ambtenaren. In anderhalf jaar tijd hebben we, schouder aan schouder met de gemeente Tilburg, een oplossing ontwikkeld die vandaag al dagelijks wordt gebruikt. Dat lukt alleen als je het werk, de processen en de mensen écht begrijpt. Wij combineren technische diepgang met bestuurlijke sensitiviteit, een zeldzame combinatie in de AI-wereld.

Ons team bestaat uit AI-engineers, bestuurskundigen, ontwerpers en marketeers die één overtuiging delen: AI hoort de publieke sector te versterken, niet te vervangen. We zijn jong, multidisciplinair en gewend om complexe vraagstukken om te zetten in veilige, uitlegbare en schaalbare oplossingen. Waar anderen nog experimenteren, hebben wij bewezen dat verantwoorde AI binnen de overheid kan werken - veilig, transparant en met tastbare resultaten. We bouwen vanuit Brabant aan de volgende generatie GovTech-innovaties, en we doen dat met dezelfde energie waarmee we Schrijfkader groot hebben gemaakt: nuchter, vasthoudend en impactgedreven.

We winnen deze competitie niet omdat we de mooiste slides hebben, maar omdat we het sterkste team zijn om AI gedreven oplossingen écht te laten landen binnen de overheid van morgen. Veilig, uitvoerbaar en met aantoonbare maatschappelijke impact.”