Bedrijfsgeheimen: het belang van stilte

Als bedrijf kun je niet vroeg genoeg nadenken over intellectueel eigendom (IE). Stel je doet een uitvinding, ga je dan voor een octrooi, voor een bedrijfsgeheim of past een combinatie van de twee het beste? Een belangrijke les van Annelies de Bosch Kemper-de Hilster, advocaat bij V.O. Patents & Trademarks: neem al in een vroegtijdig stadium contact op met een octrooigemachtigde. “Startups zijn kwetsbaar. Het laatste wat je wilt, is dat belangrijke zaken op straat komen te liggen.”

Het principe van een octrooi is vrij eenvoudig uit te leggen. Je hebt als octrooihouder als enige 20 jaar lang het recht op de uitvinding. Die uitvinding moet echter wel in de octrooiaanvraag worden beschreven en wordt dus openbaar bekend. Concurrenten krijgen zo dus wel een mogelijkheid om gericht te zoeken naar een 'workaround'. 

Soms is geheimhouding van bepaalde elementen — al dan niet in combinatie met een octrooi — de beste keuze. Bedrijfsgeheimen kunnen betrekking hebben op informatie van technische aard, maar ook andersoortige kennis kan hieronder vallen. Denk aan commerciële, strategische of administratieve informatie.

V.O. adviseert uitvinders en bedrijven van iedere omvang over octrooien, NDA’s, IP-clausules en geheimhoudingsbepalingen in contracten. Daarnaast denkt het kantoor mee over praktische maatregelen binnen organisaties, zoals het afschermen van gevoelige informatie, toegangsbeheer en het vergroten van de bewustwording onder medewerkers.

Annelies de Bosch Kemper-de Hilster, advocaat bij V.O. Patents & Trademarks

Wanneer geheimhouding beter werkt

Er zijn klassieke voorbeelden waarin duidelijk wordt dat geheimhouding een slimme optie is, vertelt De Bosch Kemper-de Hilster. “Een producent van vloeibaar schuurmiddel heeft ooit een trucje bedacht waardoor je het product vooraf niet meer hoefde te schudden: het bleef altijd een enigszins ondoorzichtige substantie.” Die bereidingswijze was wellicht te octrooieren geweest, maar niet zó breed dat mogelijke workarounds onder het octrooi zouden vallen. De alternatieven waren niet juridisch af te dekken. In zo’n geval is geheimhouding vaak sterker, legt ze uit. “Zo behield het bedrijf een voorsprong zonder dat het concurrenten wijzer maakte dan wenselijk was.”

Een bedrijfsgeheim beschermen

De bescherming van bedrijfsgeheimen is ook in de wet geborgd. Om voor die wettelijke bescherming in aanmerking te komen is wel vereist dat aan drie voorwaarden wordt voldaan:

• de informatie moet geheim zijn 
• de informatie heeft (handels)waarde omdat ze geheim is
• er worden redelijke maatregelen genomen om de informatie geheim te houden.

Met name op wat betreft dat laatste punt is er voor ondernemingen echt werk aan de winkel. Naast de gebruikelijke contractuele bepalingen zoals NDA’s en bepalingen in het arbeidscontract is het van belang dat het voor iedereen kenbaar is wat er geheim moet worden gehouden en dat dat steeds voor ogen wordt gehouden. Professionele organisaties werken daarvoor soms met een classificatiesysteem. Het gaat om een soort ‘stoplichtmodel’, legt de advocate uit. Documenten met de kleurcode rood zijn strikt vertrouwelijk en slechts toegankelijk voor een zeer selecte groep medewerkers. Oranje informatie mag breder gedeeld worden, maar alleen met expliciete toestemming. Groene documenten zijn bedoeld voor algemeen gebruik, binnen en buiten de organisatie. Contractuele bepalingen zoals NDA’s en bepalingen in het arbeidscontract vormen vaak de basis. 

En er worden meer maatregelen genomen. Nu veel mensen hybride werken, ligt de nadruk al snel op digitale veiligheid. Het onbeveiligd delen van data via e-mails of cloudopslag kan de juridische status van een bedrijfsgeheim ondermijnen. “Strikte IT-protocollen zijn daarom geen luxe, maar een noodzakelijke voorwaarde voor juridische bescherming”, aldus de advocate. Maar naast digitale barrières zoals encryptie en beperkte toegangsrechten, spelen ook fysieke maatregelen een belangrijke rol. “Denk aan een clean desk policy of afgesloten ruimtes waar alleen geautoriseerd personeel met een pasje naar binnen mag.” V.O. wijst ook op dat soort zaken en komt met regelmaat langs bij bedrijven om te kijken of alles naar behoren afgeschermd en geregeld is. 

De kwetsbaarheid van startups

Voor startups is de juiste balans tussen delen en zwijgen vaak een kwestie van levensbelang. “Startups zijn kwetsbaar. Het laatste wat je wilt is dat belangrijke zaken op straat komen te liggen”, vervolgt de advocate. In de beginfase is een product vaak nog volop in ontwikkeling, waardoor het soms nog te vroeg is voor een octrooiaanvraag. Tegelijkertijd is het juist voor startups noodzakelijk om contact te leggen met investeerders en potentiële partners. Het is daarbij vaak onvermijdelijk dat informatie wordt gedeeld over technologie en processen. Voor startende bedrijven kan dat best een lastig spanningsveld zijn.

Hologenomix: bouwen aan een biotechstartup

Hologenomix krijgt ondersteuning van V.O. bij het bepalen van de juiste strategie rond octrooien en bedrijfsgeheimen. De startup ontwikkelt een techniek waarmee grote hoeveelheden celvrij DNA en RNA uit urine kunnen worden gehaald. Dat materiaal kan uiteindelijk helpen bij het gevoeliger opsporen van onder meer kanker. Waar bestaande technieken vaak werken met kleine hoeveelheden bloed, richt Hologenomix zich juist op grote urinevolumes. Daardoor ontstaat meer genetisch materiaal om mee te werken, wat diagnostische testen nauwkeuriger kan maken.

Hologenomix bevindt zich midden in de ontwikkelfase. Medeoprichter Eric van der Toorn: “De komende maanden richten we ons op onderzoek om verwijdering van de blaas van patiënten met spierinvasieve blaaskanker te verminderen. Tegelijkertijd werken we aan een machine die de techniek uiteindelijk moet commercialiseren.” In deze fase wordt bescherming van de technologie steeds belangrijker. 

Volgens Van der Toorn moet je als oprichter van verschillende markten thuis zijn — van financiering en leidinggeven tot bescherming van intellectueel eigendom — terwijl dat laatste een vak apart is. “Voor ons was de stap van alleen oprichters naar een organisatie met werknemers best groot. Dan krijg je ineens te maken met meerdere niveaus van toegang en restricties.” Sommige zaken moet je daarom expliciet vastleggen. Wat is geheim en wat niet? Natuurlijk vertrouw je je medewerkers — anders neem je ze niet aan. Maar als er ooit iets misgaat, moet wel duidelijk zijn dat bepaalde informatie ook daadwerkelijk als bedrijfsgeheim is behandeld.”

Hologenomix, zo vertelt de oprichter, kreeg daarover waardevol advies van V.O. “Ook hebben ze ons geholpen met het opstellen van een octrooiaanvraag. We konden bij hen terecht met vragen als: gaan we voor een Nederlands of internationaal octrooi, en welke data hebben we nodig?” Het octrooi is inmiddels ingediend; wat wordt geoctrooieerd, is de machine, terwijl de methode onder geheimhouding valt.

“Als startup kun je simpelweg niet alles weten. Ik zou andere beginnende ondernemers dan ook op het hart willen drukken: zoek contact met een partij die verstand heeft van IE”, aldus Van der Toorn.

Geen zwart-witkeuze

De Bosch Kemper-de Hilster sluit zich daarbij aan. “Schakel al in een vroeg stadium een octrooigemachtigde in. Deze kan beoordelen wat in dat specifieke geval verstandig is. Vaak is het niet zo simpel als kiezen tussen een octrooi en een bedrijfsgeheim. Zelfs als je uiteindelijk kiest voor een octrooi, kan er nog steeds een laag van bedrijfsgeheimen omheen zitten. Een octrooi beschermt niet alles; de knowhow eromheen is vaak minstens zo belangrijk.”

Een andere belangrijke les, besluit ze, is al in de beginfase bewustzijn te creëren over bedrijfsgeheimen binnen de organisatie. “Daar kan een startup niet vroeg genoeg mee beginnen. Het is niet genoeg om één keer een NDA te tekenen. Een goede strategie vraagt om herhaling, training en blijvende alertheid.”